3 Schritte zur erfolgreichen Einführung eines Produktkonfigurators – und der eine, den alle vergessen
Wer heute keinen Produktkonfigurator einführt, verliert.
Verliert Leads, weil das Angebot zu lange dauert. Verliert Kunden, weil Individualität nicht effizient abbildbar ist. Und verliert Aufträge, weil interne Komplexität nicht in den Griff zu bekommen ist.
Dabei geht es längst nicht mehr nur um Digitalisierung oder Softwareauswahl.
Ein Produktkonfigurator – sei es als Angebotskonfigurator, als CPQ-System oder als shopware Konfigurator – ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Vertriebsbeschleunigung und Skalierbarkeit. Wer das Thema richtig angeht, automatisiert nicht nur Prozesse, sondern aktiviert Wachstum.
Doch viele Projekte scheitern. Nicht an der Software, sondern an der Struktur.
Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt: In drei bewährten Schritten – plus einem, den fast alle übersehen.
1. Klarheit vor Technik – Die Produktlogik verstehen
Die erste Regel: Ohne Struktur keine Digitalisierung.
Bevor überhaupt über Software oder Anbieter gesprochen wird, braucht es ein gemeinsames Verständnis über das, was überhaupt konfiguriert werden soll – und wie.
Denn: „Konfiguration“ ist nicht gleich Konfiguration.
Zwischen Kundenkonfiguration (z. B. über ein Frontend) und Vertriebsunterstützung (z. B. im Innendienst) liegen Welten – technisch wie prozessual.
Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei grundlegend verschiedenen Konfigurationstypen:
1. Variantenmanagement
Hier geht es um regelbasierte, strukturierte Produktkonfiguration – also um Produkte mit definierten Optionen und klaren Kombinationsregeln. Typisch im Maschinenbau, bei modularen Systemen oder Serienprodukten. Alles, was sich logisch abbilden lässt (z. B. Größe, Farbe, Anschlussarten), fällt hier drunter. Ziel: Automatisierung und Standardisierung.
2. Beratungsintensive Einzellösungen
Diese Konfigurationen entstehen projektbezogen und individuell – z. B. bei Sonderanlagen oder komplexen Kundenanfragen. Es gibt weniger fixe Regeln, dafür mehr Abstimmungsbedarf und Expertise im Vertrieb oder Engineering. Hier steht nicht die Vollautomatisierung im Fokus, sondern die strukturierte Unterstützung eines beratungslastigen Verkaufsprozesses.
Leitfrage: Welche Freiheitsgrade sind gewünscht – und welche führen nur zu interner Komplexität ohne Kundennutzen?
Viele Unternehmen überfrachten ihre Konfiguratoren mit unnötigen Wahlmöglichkeiten – weil sie interne Flexibilität mit Marktrelevanz verwechseln.
Best Practice: Start mit dem variantenreichsten Produkt
In unseren Projekten beginnen wir immer mit dem Produkt, das die meisten Optionen, Regeln und Sonderfälle aufweist.
Nicht, weil es das einfachste wäre – sondern weil es den echten Abdeckungsbedarf sichtbar macht: an Regeln, an Daten, an Integration.
2. Das richtige Team – und das richtige Verständnis von MVP
Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit den richtigen Menschen und mit einem gemeinsamen Verständnis davon, was ein „Minimal Viable Product“ wirklich ist.
Projektteam: Wer muss mit an Bord?
- Geschäftsführung: Ziel, Budget, Entscheidung
- Vertrieb: Use Cases, Angebotsrealität
- Produktion: technische Machbarkeit
- IT: Systemlandschaft und Schnittstellen
- Wissens-Träger: Menschen, die das Produkt und seine Regeln wirklich verstehen – oft nicht dokumentiert, selten ersetzbar
Wer diese Rollen nicht besetzt, wird nie alle Fragen klären können. Und verpasst wertvolles Wissen, das sonst in Excels und Köpfen verloren bleibt.
MVP heißt nicht „billig“ – sondern „fokussiert“
Viele interpretieren MVP als Minimalversion. Das ist falsch. Ein gutes MVP fokussiert auf:
- die relevanteste Produktlinie
- die häufigsten Anwendungsfälle
- die wichtigsten Vertriebskanäle
So entsteht ein lauffähiges, testbares und skalierbares System – ohne monatelange Vorabplanung.
3. Integration – nicht optional, sondern erfolgskritisch
Die schönste Oberfläche bringt nichts, wenn sie nicht verbunden ist.
Ein Produktkonfigurator lebt von seinen Daten – und davon, dass sie an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. In Echtzeit. In beide Richtungen.
Typische Anbindungen:
- CRM: für Kundendaten, Ansprechpartner, Historie
- ERP: für Preise, Stücklisten, Kapazitäten
- PIM: für technische Produktdaten, Bilder, Texte
- eCommerce: z. B. shopware, Magento, ggf. Salesforce
Fehlende Schnittstellen sind einer der häufigsten Gründe für Projektverzögerungen oder Ablehnung durch den Vertrieb.
K-Modell & technische Struktur
Viele reden über „Regeln“ – aber ohne Struktur. Das sogenannte K-Modell hilft hier, indem es Konfiguration in drei Ebenen denkt:
- Strukturmodell: Welche Module und Varianten gibt es?
- Regelmodell: Was ist erlaubt, was ausgeschlossen?
- Datenmodell: Welche Informationen werden übergeben (z. B. an das ERP)?
Diese Trennung bringt Klarheit – und sorgt dafür, dass man später nicht alles doppelt bauen muss. Denn: Was nicht automatisch zurückfließt, bleibt manuell – und damit fehleranfällig.
4. Change Management – der vergessene Erfolgsfaktor
Die Einführung eines Produktkonfigurators ist ein Kulturprojekt.
Es geht nicht nur um Prozesse, sondern um Menschen:
- Vertriebler, die befürchten, durch Automatisierung an Bedeutung zu verlieren
- Techniker, die skeptisch gegenüber neuen Tools sind
- Führungskräfte, die Wandel wollen – aber keine Zeit zum Begleiten haben
Was ein gutes Change Management leisten muss:
- Akzeptanz schaffen: durch frühe Einbindung und greifbaren Nutzen
- Vertrauen stärken: durch funktionierende Prototypen
- Rollen klären: Wer bleibt Entscheider? Wer liefert Inhalte? Wer testet?
Wer das unterschätzt, bekommt einen Produktkonfigurator, der technisch brillant ist – aber nicht genutzt wird.
Fazit: Wer jetzt richtig startet, spart später Jahre
Ein Produktkonfigurator ist kein Tool. Es ist ein strategisches Instrument für skalierbaren Vertrieb, kürzere Durchlaufzeiten und bessere Kundenbeziehungen. Aber nur, wenn er von Anfang an richtig gedacht wird.
Struktur. Team. Integration. Change.
Diese vier Faktoren entscheiden über Erfolg oder Stillstand.
Sie planen die Einführung eines Produktkonfigurators – wissen aber noch nicht, wie Sie starten sollen?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, was zu Ihrem Unternehmen passt. Klar, strukturiert, praxisnah.