Automatisierte Angebotserstellung: Der nächste Schritt für den Mittelstand
Die Digitalisierung der Angebotserstellung ist keine Frage der Technik – sondern der Führungsbereitschaft.
CRM- und ERP-Systeme sind im Mittelstand längst etabliert. CPQ-Funktionen wären verfügbar. Und doch: Angebote entstehen in vielen Unternehmen weiterhin manuell – mit Excel, Rückfragen und hohem Risiko.
Dabei entscheidet sich gerade hier, ob Prozesse skalierbar sind – oder am Limit laufen.
Solange Vertriebsteams ihre eigene Angebotslogik basteln, sind Führungskräfte nicht in der Lage, zu skalieren.
1. Die Blockade liegt nicht im System – sondern in der Organisation
Viele Unternehmen könnten längst automatisieren – sie tun es nur nicht.
- Das Produktwissen ist nicht strukturiert.
Varianten, Regeln, Staffelpreise – all das steckt in Köpfen, nicht in Systemen. Und oft nur in einem einzigen. - CPQ ist verfügbar – aber niemand nutzt es.
Weil die Regeln fehlen. Oder weil niemand weiß, wo man anfangen soll. - Die Geschäftsführung sieht den Bedarf – aber niemand übernimmt Ownership.
Digitalisierung passiert nicht, weil man ein System lizenziert. Sie passiert, weil jemand Verantwortung übernimmt.
2. Automatisierung ist mehr als Geschwindigkeit
Automatisierte Angebotserstellung bedeutet nicht nur „schneller“, sonder auch strukturierter, sicherer und kontrollierbarer.
Ein typischer Setup umfasst:
- Geführte Produktkonfiguration (mit Regelwerk)
- Automatische Preisfindung (inkl. Staffelungen, Rabatte)
- Direkte Angebotserstellung (PDF, API oder Shopintegration)
- Systemintegration (CRM, ERP, PIM)
Ein System automatisiert nur das, was vorher definiert wurde.
Deshalb ist Digitalisierung immer auch Wissensmodellierung und diese beginnt im Unternehmen – nicht im Tool.
3. Für wen lohnt sich der nächste Schritt?
Ab ca. 20 Angeboten pro Woche und 3+ Produktlinien wird es wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll, die Angebotserstellung zu systematisieren, denn ab diesem Punkt entstehen:
- hohe Reibungsverluste durch manuelle Prozesse
- anhaltende Abhängigkeiten von Einzelpersonen
- Wachstumsgrenzen durch Ressourcenengpässe
Wer hier nicht handelt, verzichtet bewusst auf Skalierbarkeit.
4. Wie sieht ein typischer Projektstart aus?
Viele scheitern nicht am Wollen – sondern am Wie. Deshalb hier ein typischer Einstiegspfad aus der Praxis:
1. MVP-Umfang definieren
- Fokus auf 1 Produktgruppe oder Kundensegment
- Ziel: „80 % der Anfragen mit 20 % der Regeln“ abbilden
2. Variantenstruktur grob modellieren
- Welche Optionen sind wählbar?
- Welche Kombinationen sind gültig / unzulässig?
3. Systemauswahl & Setup (mit externem Partner)
- z. B. mit Apto.ONE: Low-Code-Regelwerk, ERP/CRM-Schnittstellen, skalierbar
4. Rollout mit Key-Usern
- Angebotstests, Feedbackrunden, Livebetrieb unter Realbedingungen
5. Laufzeit für erste Version:
- 3–6 Wochen (Mit klarer Fokussierung, interner Unterstützung und externer Begleitung)
5. Beispiel aus der Praxis: Der stille Gamechanger
Ein Hersteller von Sonderfahrzeugen benötigte früher 4–5 Tage für ein individuelles Angebot. Viele Rückfragen, Abhängigkeiten, Preisvarianten – jeder Vorgang war einzigartig.
Heute:
- Der Vertrieb konfiguriert das Fahrzeug in 30 Minuten direkt im CPQ-System.
- Preis- und Variantenlogik ist regelbasiert hinterlegt, Schnittstellen zu ERP und CRM sind aktiv.
- Das Angebot geht noch am selben Tag raus – vollständig, korrekt, abgesichert.
Der Unterschied?
Nicht die Software. Sondern der Wille, die Verantwortung zu übernehmen.
6. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Wissen altert – schneller als Systeme und je länger Prozesse manuell bleiben, desto schwerer ist die spätere Modellierung. Wer weiterhin Excel-Angebote verschickt, signalisiert dem Kunden:
„Wir haben unsere Prozesse nicht im Griff.“
Der nächste Schritt ist kein Risiko. Der Stillstand ist es.
Fazit: Automatisierung beginnt mit Führung
Automatisierte Angebotserstellung ist kein Toolthema.
Sie ist eine Managemententscheidung. Eine Investition in Struktur, Geschwindigkeit, Sicherheit – und Zukunft.
Solange Führung das Thema nicht priorisiert, bleibt es im Tagesgeschäft stecken. Wer es priorisiert, kann es bewegen – mit System, mit Partnern, mit Wirkung.
Sie möchten prüfen, wie sich der nächste Schritt konkret umsetzen lässt – mit realistischem Aufwand, klarer Zielsetzung und einem Partner, der Mittelstand kann?