CPQ und Produktkonfiguratoren: Eine perfekte Kombination – wenn man es richtig angeht
Vertrieb wird komplexer.
Kunden erwarten Individualisierung, Schnelligkeit und klare Aussagen – besonders bei technisch anspruchsvollen oder variantenreichen Produkten. Wer hier Angebote manuell erstellt, verliert: Zeit, Qualität und Skalierbarkeit.
Zwei Systeme stehen deshalb im Zentrum moderner Vertriebsdigitalisierung:
CPQ (Configure, Price, Quote) und Produktkonfiguratoren. Richtig kombiniert, ermöglichen sie schnellere, fehlerfreie und skalierbare Vertriebsprozesse.
Doch Vorsicht: Die Integration ist kein Selbstläufer – und beide Systeme werden oft verwechselt.
Doch bevor wir über die Vorteile der Kombination sprechen, lohnt sich ein Blick auf die Begriffe – denn die werden in der Praxis oft durcheinandergeworfen.
🔍 Exkurs: Was bedeutet eigentlich …?
CPQ – Configure, Price, Quote
Ein CPQ-System ist die zentrale Steuerungseinheit im Angebotsprozess. Es sorgt dafür, dass:
- technisch korrekte Produkte konfiguriert werden,
- Preise auf Basis von Regeln, Rabatten oder Kundengruppen berechnet werden,
- daraus ein vollständiges Angebot generiert wird – inklusive Freigaben, Dokumenten und Workflows.
Ein CPQ bildet das „regelgesteuerte Rückgrat“ des Vertriebs.
Produktkonfigurator
Ein Produktkonfigurator ist die Oberfläche – oft visuell und interaktiv – mit der Nutzer (Vertrieb oder Kunde) ein Produkt individuell zusammenstellen.
Er führt durch Optionen, Varianten, Einschränkungen – und stellt sicher, dass nur technisch machbare Kombinationen erzeugt werden.
Ein Konfigurator ist häufig Bestandteil eines CPQ – oder wird extern angebunden.
CRM – Customer Relationship Management
Das CRM-System verwaltet alle Kundeninformationen: Kontakte, Historie, Deals, Kommunikationsverläufe. Im Zusammenspiel mit CPQ:
- liefert es Kundenkontext für Angebote,
- speichert Angebotsdaten zur Nachverfolgung,
- ermöglicht Cross- und Upselling basierend auf Vertriebsaktivitäten.
ERP – Enterprise Resource Planning
Das ERP-System ist die operative Schaltzentrale eines Unternehmens. Es steuert:
- Preise, Stücklisten, Bestände,
- Produktionsdaten, Verfügbarkeiten, Auftragsabwicklung.
Im Zusammenspiel mit CPQ:
- liefert es verlässliche Daten zur Preisbildung,
- empfängt konfigurierte Produkte für die Auftragsabwicklung.
PIM – Product Information Management
Das PIM-System hält zentrale Produktinformationen bereit: Beschreibungen, Bilder, technische Daten.
Für Konfiguratoren unverzichtbar – denn dort werden diese Inhalte genutzt, um Produkte visuell und inhaltlich darzustellen.
PLM – Product Lifecycle Management
Das PLM-System koordiniert die Entwicklung und Änderung von Produkten.
Im CPQ-Kontext relevant, wenn z. B. nur bestimmte Versionen oder Varianten konfigurierbar sein sollen – oder wenn technische Daten synchronisiert werden müssen.
1. CPQ vs. Produktkonfigurator: Was ist was?
In der Praxis gibt es oft Unklarheit darüber, wo der Produktkonfigurator aufhört und das CPQ beginnt. Die Übergänge sind fließend – die Unterschiede entscheidend.
| Produktkonfigurator | CPQ-System |
| Visualisiert & strukturiert Produkte | Führt Konfiguration, Preislogik und Angebotserstellung zusammen |
| Wird vom Kunden oder Vertrieb genutzt | Wird primär vom Vertrieb oder automatisiert im Backend genutzt |
| Abbildung von Varianten, Regeln, Optionen | Enthält Regelwerke, Preisfindung, Workflows, Angebotsdokumente |
| Ist oft Teil des CPQ – oder extern angebunden | Kann internen oder externen Konfigurator integrieren |
Fazit:
Ein CPQ kann einen Konfigurator enthalten – muss aber nicht. Umgekehrt ist ein Produktkonfigurator kein vollständiges CPQ-System. Entscheidend ist: Was soll das System im Unternehmen leisten?
2. Warum die Kombination so stark ist
In Kombination entfalten CPQ und Produktkonfigurator ihr volles Potenzial:
- Produktkonfigurator: stellt sicher, dass technisch gültige Produktkombinationen gebildet werden – nutzerfreundlich, visuell geführt, ideal für Vertrieb und Kunden.
- CPQ: ergänzt diese Konfiguration um Preislogik, Rabattmodelle, Genehmigungsprozesse und ein vollständiges Angebotsergebnis.
So entsteht ein vollständiger Angebotsprozess, vom Klick bis zur PDF – oder direkt bis ins ERP.
Moderne Plattformen wie Apto.ONE kombinieren beides in einem System – speziell für den Mittelstand mit vorhandenen ERP- und CRM-Strukturen.
3. Systemintegration: Realität statt Wunschbild
n Präsentationen klingt „nahtlose Integration“ einfach. In Projekten ist sie selten so glatt.
Typische Herausforderungen:
- Stammdatenqualität: Produktdaten sind verteilt, unvollständig oder veraltet.
- ERP-Systeme sind starr oder schlecht dokumentiert (z. B. SAP mit vielen Custom-Logiken)
- Fehlende APIs oder proprietäre Formate: Erfordern Middleware oder individuelle Schnittstellenprojekte.
- Keine klare Datenverantwortung: Wer aktualisiert Preise, Verfügbarkeiten, Texte?
In fast jedem Projekt lautet eine der ersten Aufgaben: „Bringen wir die Daten erst mal in Form.“
Tipp: Planung der Integration immer schrittweise und phasenbasiert – mit sauberem Mapping und klaren Verantwortlichkeiten.
4. CPQ ohne Prozess = Flickwerk
Die beste Software hilft nichts, wenn der Angebotsprozess im Unternehmen nicht definiert ist.
- Wer darf Rabatte geben?
- Wann muss Technik einbezogen werden?
- Gibt es Angebotsfreigaben – oder geht alles raus, was der Vertrieb klickt?
In über 90 % der CPQ-Projekte im Mittelstand fehlt eine einheitliche Angebotslogik. Jede Abteilung hat ihre Excel, jede Person ihr eigenes „System“.
CPQ ersetzt keine Prozesse – es zwingt dazu, sie zu definieren.
Genau das ist der größte Hebel für Effizienz.
5. Was ist ein realistischer Einstieg?
Ein guter Projektstart ist nicht das große Lastenheft – sondern ein fokussierter MVP:
- 1 Produktlinie mit klarer Variantenlogik
- 1 Zielmarkt oder Kundengruppe (z. B. Standardprodukte DACH)
- 3–6 Wochen Projektzeit bis zur ersten nutzbaren Version
- Integration mit CRM, später ggf. ERP/PIM
Projekte mit Apto.ONE und dem Produktlogika-Konfigurator setzen genau hier an: schnell einsetzbar, mit klarer Erweiterungsperspektive.
6. Was bringt’s – konkret?
Zahlen aus realen CPQ-Einführungen im Mittelstand:
- Angebotsdurchlaufzeit reduziert von 2–3 Tagen → 1–2 Stunden
- Fehlerquote bei Angeboten sinkt um bis zu 80 %
- Zeitersparnis im Innendienst: ca. 30–50 % bei Standardanfragen
- Skalierbarkeit im Vertrieb: 2× mehr Anfragen ohne zusätzliches Personal
Das ist nicht nur Effizienz. Das ist Vertriebswachstum mit System.
Fazit: Die Kombination ist stark – wenn man sie durchdenkt
CPQ und Produktkonfiguratoren ergänzen sich ideal – aber sie ersetzen keine Vorbereitung.
Sie funktionieren dann, wenn:
- Produktlogik erfasst,
- Prozesse definiert,
- und Systeme integriert sind.
Wer diese Schritte geht, schafft nicht nur schnellere Angebote – sondern ein zukunftsfähiges Vertriebsmodell.
Sie möchten herausfinden, ob die Kombination aus CPQ und Konfigurator für Ihr Unternehmen der nächste Schritt ist?